複数分院の診療予約システム一元管理

1店舗目の開業がうまくいき、2店舗目、3店舗目と分院を増やしていく——医療法人の成長にともなって、こうした多店舗展開を進めるケースは少なくありません。
しかし、1店舗目で導入した予約システムをそのまま分院にも広げていくと、単一店舗を前提に作られた仕組みでは対応しきれない場面が出てきます。

本ページでは、複数分院を展開する医療法人が予約システムのままの延長で運用した場合に起きやすい問題を整理したうえで、分院を一元管理するために必要な視点、そして選定時に確認したいポイントを解説します。

単一店舗向けシステムのまま
多店舗展開すると起きる問題

分院ごとにデータが分断され、
法人全体を把握できない

各分院がそれぞれ独立したアカウントでシステムを運用していると、予約状況や患者データは分院単位でしか見えません。
理事長や経営企画室が法人全体の予約傾向や稼働状況を横断的に把握しようとしても、分院ごとの数字を個別に集計し直す手間がかかり、経営判断のスピードが落ちてしまいます。

非常勤医師や高額機器を
分院間で融通できない

複数の分院を掛け持ちする非常勤医師や、特定の分院にしかない高額な検査機器は、法人全体で見ればリソースを融通し合いたい場面が多くあります。
しかし、システムが分院ごとに独立していると、ある分院の医師の空き状況や機器の稼働状況を、他の分院からリアルタイムに確認・調整することができず、手作業での電話連絡や個別調整に頼らざるを得なくなります。

分院ごとに運用ルールが
バラバラで統制が効かない

分院ごとに異なる担当者が個別にシステムを導入・設定していると、予約方式やキャンセルポリシー、セキュリティ設定までがバラバラになりがちです。
法人としての統一したガバナンスが効かず、特定の分院だけセキュリティ対策が手薄になっている、といったリスクの偏りが生まれることもあります。

複数分院を一元管理するために
必要な視点

グループ共通の管理画面で
横断的に把握する

各分院の予約状況・稼働率・患者データを、1つの管理画面から法人全体として横断的に確認できることが、多店舗展開における一元管理の出発点です。
分院ごとの数字を個別に集計し直す手間がなくなれば、経営判断に必要な情報をリアルタイムに近い形で把握できるようになります。

分院間でリソースを
共有・融通する仕組み

非常勤医師のシフトや検査機器の空き状況を、法人全体で横断的に管理できれば、ある分院で対応しきれない予約を別の分院へ案内する、といった柔軟な運用が可能になります。
単一店舗内でのリソース管理（医師・部屋・機器の同時予約）の基本的な考え方は「ダブルブッキングを防止したい」でも解説していますが、多店舗展開ではこれを分院"間"にまで広げて考える必要がある点が異なります。

分院ごとの個別ルールを
1つのシステム上で両立させる

すべての分院に画一的なルールを押しつけるのではなく、診療科目や患者層の違いに応じて、分院ごとに予約方式やメニューを個別設定できることも重要です。
法人としての統一管理と、各分院の実情に合わせた柔軟性を両立できるかが、システム選定の分かれ目になります。

分院展開時のガバナンス
（セキュリティ・権限管理）

グループ全体で
統一したセキュリティ基準を保つ

分院が増えるほど、セキュリティ対策の質が分院ごとにばらつくリスクも高まります。
法人として統一したセキュリティ基準（第三者認証の取得状況やアクセスログの管理等）を、すべての分院に一律で適用できる仕組みを持つシステムを選ぶことで、特定の分院だけが弱点になる事態を防げます。基本的な考え方は「診療予約システムと医療情報セキュリティガイドライン」もご参照ください。

スタッフの役割・分院ごとに
アクセス権限を設定する

本部のスタッフは全分院のデータを閲覧できる一方、各分院のスタッフは自分の分院のデータしか操作できない、といったように、役割や所属分院に応じてアクセス範囲を細かく設定できるかも確認しておきたいポイントです。権限設定が甘いと、情報の閲覧範囲が意図せず広がってしまうリスクがあります。

複数拠点対応システムへの
移行の進め方

まずは1〜2分院から
スモールスタートする

全分院を同時に切り替えるのはリスクが大きいため、まずは本部と主要な1〜2分院で運用を始め、現場での使い勝手や分院間連携の動きを確認してから、残りの分院へ順次展開していく進め方が現実的です。
最初の段階で運用ルールのすり合わせや権限設定のひな型を固めておくことで、後続の分院展開がスムーズになります。

既存分院のデータ移行と
新規分院の追加を分けて考える

すでに稼働している分院のデータを新システムへ移行する作業と、これから新規開設する分院を最初から新システムで立ち上げる作業とでは、必要な準備が異なります。
既存分院では患者データや予約履歴の移行手順とスタッフ教育が中心の課題になり、新規分院ではシステムの初期設定や本部との連携設定が中心になります。自院がどちらの段階にあるかを整理したうえで、計画を立てるとよいでしょう。

本部と分院の役割分担を
事前に決めておく

システムの設定変更や権限管理を本部が一括で行うのか、各分院にある程度の裁量を持たせるのかによって、必要な運用体制は変わります。
移行を始める前に「何を本部で統一し、何を分院の裁量に任せるか」を関係者間で合意しておくことが、後々の混乱を防ぐポイントです。

複数拠点対応システムの選び方
（選定チェックリスト）

医療法人として複数分院を一元管理したいと考える場合、システム選定の際に以下の観点を確認しておくとよいでしょう。

横断管理・リソース融通の観点

グループ共通の管理画面で、全分院の予約状況を横断的に把握できるか。
非常勤医師や高額な医療機器の稼働状況を、分院間で共有・融通できる仕組みがあるかを確認します。

柔軟性・拡張性の観点

分院ごとに異なる運用ルール（診療科目・予約方式）を、1つのシステム上で個別設定できるか。
また、今後さらに分院を追加する際、スムーズにシステムを拡張していけるかも、長く使ううえで見ておきたい点です。分院数が増えるほど初期費用や月額費用の負担も大きくなるため、「診療予約システムの補助金」が活用できるかどうかもあわせて確認しておくと、導入コストを抑えられる場合があります。

ガバナンスの観点

グループ全体で統一したセキュリティ・権限管理ができるか。
スタッフの役割や所属分院に応じたアクセス制御が細かく設定できるかを確認しましょう。自院の課題に合わせた総合的な選び方は「診療予約システムの選び方」もご覧ください。

ニーズ別
診療予約システムおすすめ3選

診療予約システムは、患者様の利便性向上と医院の業務効率化を同時に叶える強力なツールです。
ここでは数あるシステムの中から、自院に合ったものを選べるよう、ニーズ別に厳選した3システムをご紹介します。

予約しやすい導線を整え
集患力を高める

メディカル革命 byGMO
（GMOリザーブプラス）

引用元：メディカル革命 byGMO HP
https://medical-reserve.co.jp/

おすすめの理由

• 時間指定や順番待ちなど、診療科目に合わせた柔軟な予約管理に対応。待ち時間のイライラを解消する予約方法を提供することで、予約の取りこぼしを防ぎます。
• GoogleMapやLINE連携で患者が普段利用するツールから直接予約が可能です。思い立った時にスマホからすぐ予約できるため新規患者の獲得とリピーター率の向上を実現し、集患をサポートします。

公式HPで機能をみる

電話で問い合わせる

電子カルテ一体型で
シームレス運用を実現

デジスマ診療
（エムスリー）

引用元：デジスマ診療HP
https://digikar.m3.com/digisma

おすすめの理由

• 診療予約と電子カルテが一体化したシステムのため、予約情報が直接カルテへ反映されます。受付スタッフによる二重入力の手間がなくなるため、業務効率が大幅に向上します。
• 初期費用0円、月額17,380円（税込）〜とリーズナブルな費用感で導入可能。コストを抑えつつ、基本機能が搭載された予約システムを利用できます。

公式HPで機能をみる

電話で問い合わせる

自院の運用に合わせて
一からのシステム構築

ドクターキューブ
（ドクターキューブ）

引用元：ドクターキューブHP
https://jtc.doctorqube.com/

おすすめの理由

• 既製品に運用を合わせるのではなく、クリニック独自の診療フローや複雑な予約ルールに合わせてシステムをオーダーメイドで構築できます。
• 院内サーバー（オンプレミス）運用で外部ネットワーク環境に左右されないため、万が一の通信障害時でも診療継続が可能。患者データを自院で安全に管理できる点も安心です。

公式HPで機能をみる

電話で問い合わせる