診療予約システムと医療情報セキュリティガイドライン

「セキュリティ対策は電子カルテの話で、予約システムは関係ない」——そう考えているクリニックは少なくありません。
しかし、患者情報を扱い院内ネットワークにつながる診療予約システムも、医療情報セキュリティの観点では無関係ではいられません。

本ページでは、診療予約システムがセキュリティガイドラインとどう関わるのか、2027年度に向けて話題となっている「二要素認証」の正確な意味、そして受付や診察の流れを止めずにセキュリティを高める運用の考え方、要件に配慮したシステムの選び方までを、予約システムの目線で分かりやすく解説します。

診療予約システムも
セキュリティ対策の対象になる理由

予約システムが扱う情報も
「要配慮個人情報」につながる

診療予約システムには、氏名や連絡先だけでなく、受診理由やWeb問診の回答、受診歴といった情報が集まります。
これらは患者の健康・病歴に関わる情報であり、個人情報保護法上、特に慎重な取り扱いが求められる「要配慮個人情報」に直結するため、予約システムだからといって対策の枠外に置いてよいわけではありません。

院内ネットワークに接続する以上
対策の棚卸し対象になり得る

厚生労働省の「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」は、電子カルテだけを対象にしたものではありません。
セキュリティ対策を検討する際は、電子カルテ・レセコンに加え、予約システムやWeb問診ツールなど、患者データを扱いネットワークに接続する仕組みを一通り洗い出すことが出発点になります。予約システムも、この棚卸しの対象に含めて考えるのが基本です。

クラウド型で特に確認したい
「責任分界」の考え方

クラウド型の予約システムでは、セキュリティの責任を自院とサービス提供事業者のどちらがどこまで負うのかを、あらかじめ整理しておく必要があります。
万一の情報流出時に患者への説明責任を負うのは医療機関側であるため、障害時や漏えい時の責任範囲、データの保管場所やバックアップ体制をベンダーと事前に確認しておくことが欠かせません。クラウドとオンプレミスの違いはこちらのページもあわせてご確認ください。

2027年度に向けて話題の
「二要素認証」とは

「2027年度時点で稼働するシステム」が
求められる対応の考え方

厚生労働省のガイドライン（システム運用編）では、利用者認証について二要素認証への対応が示されています。
ポイントは、これが「ある日を境に一律で義務化される」という性質のものではなく、2027年度（令和9年度）時点で稼働していることが想定される医療情報システムを新規に導入・更新する場合に、原則として二要素認証を採用するシステムの導入、またはこれに相当する対応を行うという考え方で整理されている点です。あわせて、対応が難しい場合には次期のシステム改修時に対応することを許容する経過的な取り扱いも示されています。既存の仕組みをすぐ全廃せよという話ではなく、導入・更新のタイミングで備えていく方向性と理解しておくとよいでしょう。

二要素認証・多要素認証の
基本的な仕組み

二要素認証とは、「知識（パスワード）」「所持（ICカード・スマートフォンなど）」「生体（指紋・顔など）」という性質の異なる要素を組み合わせて本人確認を行う方式です。
仮にパスワードが漏れても、ICカードや生体情報がなければログインできないため、ID・パスワードだけの認証に比べ、なりすましや不正アクセスのリスクを大きく下げられるのが特徴です。

対応の方向性が
より具体化されている

ガイドラインは継続的に見直されており、2023年5月に第6.0版が公表された後、2026年には第7.0版へと改定されています。
第7.0版では、二要素認証の対象として端末やサーバといった範囲が具体化されたほか、対応が難しい医療機関に配慮した経過的な取り扱い、外部委託先の管理に関する編の新設などが盛り込まれています。最新の版・要件は厚生労働省の公表資料で確認することをおすすめします（参照：厚生労働省の関連ページ）。

対応しない場合に
どんなリスクがあるのか

ガイドライン自体に「対応しなければ罰金がいくら」といった直接の罰則が定められているわけではありません。
ただし、対策を怠った結果として情報漏えいが発生した場合、個人情報保護法上の安全管理措置に関する義務との関係で、行政上の対応や責任を問われる可能性がある点は軽視できません。加えて、ランサムウェア被害による診療停止など、経営そのものに直結するリスクへの備えという意味合いも大きいといえます。

受付・診察を止めない
認証運用の具体例

共有の受付端末には
ICカード＋PINでスピーディに

スタッフが交代で使う受付端末では、毎回パスワードを長々と入力する運用は現実的ではありません。
こうした場面では、ICカードをかざしてPINコードを入力するだけでログインできる方式にすると、セキュリティを保ちながら操作の手間を最小限に抑えられるため、共有端末との相性がよい組み合わせの一例です。

診察室のドクター端末には
顔認証などの生体認証

診察の合間に何度もログインし直す医師の端末では、素早く認証を済ませられる仕組みが求められます。
マスクの着用状況にも配慮した顔認証などの生体認証を組み合わせれば、診察のテンポを崩さずに本人確認を行えるため、診察室の運用に向いた選択肢のひとつとして検討できます。

クラウド管理画面には
ワンタイムパスコードを

予約システムの管理画面へのログインには、専用のハードウェアを追加せずに始めやすいワンタイムパスコード（その都度発行される使い捨てのコード）方式が使いやすい選択肢です。
追加機器の導入コストを抑えつつ、管理画面へのアクセスに二要素認証を組み込めるため、まず着手しやすい方法として挙げられます。どの方式が自院の動線に合うかは、システムごとの対応状況を確認して選ぶことが大切です。

要件に配慮した
診療予約システムの選び方

第三者認証の取得状況を
確認する

医療情報を外部で預かるクラウドサービスでは、プライバシーマークやISMS（ISO27001）、保健医療福祉分野のプライバシーマーク制度（MEDIS）といった第三者認証の取得状況が、安全管理体制を客観的に見極める材料になります。
「3省2ガイドラインに準拠しているか」「医療情報セキュリティに関する開示書類に対応しているか」もあわせて確認しておきたいポイントです。

アクセスログ・操作履歴が
保存できるか

「誰が・いつ・どの患者の予約情報や問診内容にアクセス・変更したか」を記録し、後から確認できることは、内部不正の抑止や、万一の際の状況把握のために重要です。
アクセスログや操作履歴を記録・保存できる機能を備えているかを、選定時のチェック項目に加えておきましょう。

BCP・バックアップ体制が
整っているか

サイバー攻撃や通信障害で受付が混乱する事態に備え、事業継続計画（BCP）やデータのバックアップ体制も確認しておきたい点です。
定期的なバックアップの有無や、障害発生時の代替受付の手順まで見ておくと、いざというときの外来停止リスクを抑えられます。自院の課題に合ったシステムの選び方は診療予約システムの選び方もご覧ください。

要件に対応していない場合の
見直しの進め方

まずは自院のシステムを
棚卸しする

最初に、院内で稼働しているシステムを一覧化し、患者データを扱うものを洗い出します。
電子カルテだけでなく、予約システムやWeb問診ツールも含めて、それぞれの認証方式が現状どうなっているかを確認するところから始めましょう。

現行システムの対応状況を
ベンダーに確認する

現在利用している予約システムが二要素認証に対応しているか、今後の対応予定があるかを、提供事業者に直接確認します。
「ガイドラインへの対応方針はあるか」を問い合わせておくと、対応の見通しが立てやすくなります。

要件を満たせない場合は
リプレイスも視野に入れる

現行システムが要件に対応できず、今後の対応予定もない場合は、要件に配慮したシステムへの乗り換えも選択肢になります。
セキュリティ面と日々の使いやすさの両面から比較検討することが、失敗しない見直しのポイントです。乗り換えの具体的な手順は診療予約システムの乗り換えで詳しく解説しています。

ニーズ別
診療予約システムおすすめ3選

診療予約システムは、患者様の利便性向上と医院の業務効率化を同時に叶える強力なツールです。
ここでは数あるシステムの中から、自院に合ったものを選べるよう、ニーズ別に厳選した3システムをご紹介します。

予約しやすい導線を整え
集患力を高める

メディカル革命 byGMO
（GMOリザーブプラス）

引用元：メディカル革命 byGMO HP
https://medical-reserve.co.jp/

おすすめの理由

• 時間指定や順番待ちなど、診療科目に合わせた柔軟な予約管理に対応。待ち時間のイライラを解消する予約方法を提供することで、予約の取りこぼしを防ぎます。
• GoogleMapやLINE連携で患者が普段利用するツールから直接予約が可能です。思い立った時にスマホからすぐ予約できるため新規患者の獲得とリピーター率の向上を実現し、集患をサポートします。

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電話で問い合わせる

電子カルテ一体型で
シームレス運用を実現

デジスマ診療
（エムスリー）

引用元：デジスマ診療HP
https://digikar.m3.com/digisma

おすすめの理由

• 診療予約と電子カルテが一体化したシステムのため、予約情報が直接カルテへ反映されます。受付スタッフによる二重入力の手間がなくなるため、業務効率が大幅に向上します。
• 初期費用0円、月額17,380円（税込）〜とリーズナブルな費用感で導入可能。コストを抑えつつ、基本機能が搭載された予約システムを利用できます。

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自院の運用に合わせて
一からのシステム構築

ドクターキューブ
（ドクターキューブ）

引用元：ドクターキューブHP
https://jtc.doctorqube.com/

おすすめの理由

• 既製品に運用を合わせるのではなく、クリニック独自の診療フローや複雑な予約ルールに合わせてシステムをオーダーメイドで構築できます。
• 院内サーバー（オンプレミス）運用で外部ネットワーク環境に左右されないため、万が一の通信障害時でも診療継続が可能。患者データを自院で安全に管理できる点も安心です。

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